अपने अंतर्राष्ट्रीय बिज़नेस यात्रा खर्चों को कैसे मैनेज करें?

वैश्विक अर्थव्यवस्था में रहते हुए, अधिकांश बड़े बिज़नेस के लिए अंतर्राष्ट्रीय यात्रा की आवश्यकता बन गई है. कर्मचारियों से पहले से अधिक स्थानों पर यात्रा करने और नए बाजारों की खोज करने की उम्मीद है.

1. पारदर्शी ट्रैवल पॉलिसी लें

यह महत्वपूर्ण है कि बिज़नेस मालिक जानते हैं कि वे बिज़नेस ट्रिप पर अपने कर्मचारियों के लिए फ्लाइट के खर्चों से लेकर रहने की लागत तक क्या कवर करना चाहते हैं. अगर कंपनी के पास स्पष्ट, अच्छी तरह से डॉक्यूमेंट की गई ट्रैवल पॉलिसी है, तो उनके लिए यात्रा की लागत को नियंत्रण से बाहर रखना बहुत आसान होगा. इसके अलावा, पारदर्शी ट्रैवल पॉलिसी के साथ, कर्मचारियों को स्पष्ट रूप से पता चलेगा कि बिज़नेस ट्रिप पर जाने पर क्या कवर किया जाएगा और क्या नहीं होगा.

2. प्रोत्साहन प्रदान करें

अपने कर्मचारियों को आपके द्वारा दी गई लिमिट को पूरा करने के लिए, उन्हें ऐसा करने के लिए प्रोत्साहन प्रदान करें. उन्हें बचत किए गए पैसे पर कैशबैक प्रदान करें, या भविष्य की यात्रा के लिए रिवॉर्ड पॉइंट या अपग्रेड प्रदान करें.

आप इसे एक प्रतिस्पर्धा भी बना सकते हैं, जिसमें व्यक्ति को बिज़नेस ट्रिप पर सबसे अधिक बचत होती है.

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3. प्रति डाइम प्रदान करें

यह बिज़नेस ट्रिप पर कर्मचारी खर्च को नियंत्रित करने के लिए सर्वश्रेष्ठ विचारों में से एक है. यह कर्मचारी प्रति दिन, प्रति यात्रा पर उपयोग की जा सकने वाली राशि पर एक सीमा देता है. इस सीमा की गणना किसी स्थान पर वस्तुओं की कीमतों के आधार पर की जाती है. यह यह भी सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक कर्मचारी का उचित व्यवहार किया जाता है और उन्हें एक ही लिमिट मिलती है, चाहे वह कंपनी में उनकी स्थिति हो.

4. ट्रैवल मैनेजमेंट कंपनी हायर करें

प्राथमिक एक्सचेंज दरों की पहचान करने, फीस को कम करने और निष्पादन और रिपोर्टिंग को मैनेज करने के लिए ट्रैवल मैनेजमेंट सेवा प्रोवाइडर को नियुक्त करना एक अच्छा विचार है. अगर वे टिकट बुक कर सकते हैं, यात्रा संबंधी बाधाओं को हल कर सकते हैं, कर्मचारी की सुरक्षा पर नज़र रख सकते हैं और मोबाइल डिवाइस के माध्यम से खर्चों की रिपोर्ट कर सकते हैं,.

5. अपनी ट्रैवल पॉलिसी को अपडेट रखें

समय-समय पर कंपनी की ट्रैवल पॉलिसी का मूल्यांकन और अपडेट करना महत्वपूर्ण है. यह उन्हें आगे बढ़ने और यात्रियों के लिए किसी भी उभरती टेक्नोलॉजी या इनोवेशन का अच्छी तरह से उपयोग करने में मदद करता है.

उबर, ola, एयर बीएनबी आदि ऐसी कुछ टेक्नोलॉजी हैं जिनका उपयोग कंपनी बचत प्राप्त करने के लिए कर सकती है. ट्रैवल मैनेजमेंट कंपनी भी आपकी मदद कर सकती है. अगर नहीं, तो आप बुकिंग में मदद करने के लिए बिज़नेस लोन का विकल्प चुन सकते हैं.

6. 'सभी चीज़ें बचाएं' पॉलिसी लें

यात्रा से संबंधित किसी भी और सभी डॉक्यूमेंट को बचाने के लिए बिज़नेस ट्रिप पर कर्मचारियों को मजबूती देने वाली पॉलिसी को बढ़ावा देना, कंपनी को टैक्स लाभ प्राप्त करने की आसान संभावना का आश्वासन देता है. इन डॉक्यूमेंट में बिल, टिकट और इनके बीच की सब कुछ शामिल हैं.

7. यात्रा के खर्चों के लिए तुरंत बदलाव करें

समय पैसा है. यात्रा के खर्चों के लिए तेज़ टर्नअराउंड कर्मचारियों को उनकी लागत रिपोर्ट में बदलाव के बारे में तुरंत प्रोत्साहित करता है. यह कंपनी के मनोबल को उच्च रखता है और दक्षता को बढ़ावा देता है.

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8. नियमित ऑडिट करें

ऑडिट कंपनी सिस्टम की दक्षता को चेक करने का एक बेहतरीन तरीका है. यह बिज़नेस मालिकों को इस बारे में एक विचार देता है कि क्या काम कर रहा है और क्या साफ करना चाहिए. यह उन्हें भी बताएगा कि उनके कर्मचारियों को समय पर ठीक से रिफंड किया जा रहा है या नहीं. इसे एक कदम आगे बढ़ाने के लिए, पहले के ऑडिट और अन्य प्रबंधकीय प्रक्रियाओं की भी ऑडिट करना एक अच्छा विचार है.

9. फीडबैक प्राप्त करें

कर्मचारियों से फीडबैक प्राप्त करना ट्रैवल पॉलिसी में सुधार करने का एक बेहतरीन तरीका है. बिज़नेस मालिक कर्मचारियों से आवश्यक रचनात्मक आलोचना प्राप्त करने के लिए ऑटोमेटेड सर्वे सिस्टम का उपयोग कर सकते हैं. यह कर्मचारियों को अपने विचारों में ईमानदार बनने की अनुमति देता है, और मालिकों को बस सुझाव मिल सकते हैं कि वे उपयोग कर सकते हैं.

लेकिन, बड़ी कंपनियों के लिए भी ट्रैवल मैनेजमेंट कंपनी को नियुक्त करना एक महंगा प्रोसेस हो सकता है. इन मामलों में, ऐसे बिज़नेस लोन हैं जिनका लाभ आप इससे आपकी सहायता के लिए उठा सकते हैं.
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