अक्रूअल अकाउंटिंग क्या है और यह कैसे काम करती है

अक्रूअल अकाउंटिंग वित्तीय रिपोर्टिंग का बुनियादी सिद्धांत है. इसका उद्देश्य खर्च के समय, आय और खर्चों का मिलान करना है, चाहे कैश का लेन-देन कभी भी किया गया हो. यह तरीका एक खास अवधि में कंपनी की वित्तीय स्थिति की अधिक सटीक जानकारी देती है. आइए, हम कुछ महत्वपूर्ण सिद्धांतों के बारे में बारीकी से जानें:

अपने बिज़नेस में अक्रूअल अकाउंटिंग का उपयोग क्यों करें

सटीक वित्तीय रिपोर्टिंग

• अकाउंट बुक एक्रूअल की अवधारणा पर आधारित होते हैं, जो संबंधित अवधि की आय और खर्चों को मैच करके कंपनी की वित्तीय स्थिति और परफॉर्मेंस की अधिक सटीक जानकारी देती है.

भविष्य के अनुमानों में मदद करती है

• अक्रूअल अकाउंटिंग का उपयोग करके, आप दोनों को समझ सकते हैं:
  • उन पर क्या बकाया है और
  • भविष्य में उनको क्या अर्जित हो सकता है
• इससे भविष्य की वित्तीय रिपोर्ट की प्रभावी तरीके से तैयारी करने और वित्तीय रुझानों को सटीक तरीके से पहचानने में मदद मिलती है.

अनुपालन और पारदर्शिता

• अक्रूअल अकाउंटिंग, सामान्य तौर पर स्वीकृत अकाउंटिंग सिद्धांत (GAAP) का अनुपालन भी सुनिश्चित करता है.
• यह तीन बुनियादी अकाउंटिंग धारणाओं में से एक है और कानूनी रूप से अनुपालन करने वाली और स्वीकृत अकाउंट बुक तैयार करने में मदद करती है.

अपने बिज़नेस में अक्रूअल अकाउंटिंग का उपयोग कैसे करें

अक्रूअल अकाउंटिंग में आय और खर्च को तब रिकॉर्ड किया जाता है, जब वे होते हैं, न कि तब जब पैसे ट्रांसफर होते हैं. आइए, हम आसान चरणों में जानते हैं कि अक्रूअल अकाउंटिंग का उपयोग कैसे करें:

चरण I: आय के स्रोत की पहचान करें

पहला चरण आपके बिज़नेस से होने वाली आय के विभिन्न स्रोतों की पहचान करना है. इसमें आमतौर पर शामिल ये चीज़ें शामिल हैं:

• सामान की बिक्री
• दी जाने वाली सेवाएं
• ब्याज से होने वाली आय
• रॉयल्टी आदि.

चरण II: रिकग्निशन क्राइटीरिया का पालन करें

सिर्फ तभी आय की पहचान करें, जब नीचे दिए गए दोनों मानदंड पूरे होते हों:

चरण III: खर्चों की पहचान करें

आय कमाते और बिज़नेस चलाते समय, बिज़नेस कई तरह के खर्च उठाता है. इन खर्चों में आमतौर पर शामिल हैं:

• बेचे गए सामान की लागत (COGS)
• वेतन
• किराया
• उपयोगिताएं
• मूल्यह्रास, आदि.

चरण IV: रिकग्निशन क्राइटीरिया का पालन करें

खर्चों की पहचान तब करें, जब सामान या सेवाएं आय बनाने की प्रक्रिया में उपभोग या उपयोग की जाती हैं. यह रिकग्निशन क्राइटीरिया अक्रूअल की अवधारणा पर आधारित है और सुनिश्चित करता है कि खर्चों को सही अकाउंटिंग अवधि में सही आय के साथ मैच किया जाए.

चरण V: आय और खर्चों को रिकॉर्ड करें

आय और खर्चों की सही पहचान करने के बाद, आइए उन्हें डबल-एंट्री अकाउंटिंग सिद्धांत के आधार पर रिकॉर्ड करें. यानी, रिकॉर्ड किए गए हर ट्रांज़ैक्शन पर दो तरह का असर होगा (डेबिट और क्रेडिट), जैसे नीचे टेबल में दिखाया गया है:

कुछ सामान्य अक्रूअल जर्नल एंट्री

अक्रूअल जर्नल एंट्री का उपयोग, अक्रूअल अकाउंटिंग के सिद्धांतों के आधार पर, आय और खर्चों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है. आइए कुछ सामान्य एंट्री जानें:

अर्जित आय (अक्रूड रेवेन्यू)

• मान लीजिए कि एक कंसल्टिंग कंपनी, दिसंबर में M/s ABC Ltd को सेवाएं प्रदान करती है, लेकिन बिल जनवरी में जमा करेगी.
• कंपनी दिसंबर में अर्जित आय को रिकॉर्ड करने के लिए इन चरणों का पालन करेगी:
  • M/s ABC Ltd के अकाउंट को डेबिट करें (बढ़ाएं) और
  • "सेल्स" अकाउंट को क्रेडिट करें (बढ़ाएं)

अर्जित खर्च (अक्रूड एक्सपेंस)

• मान लीजिए कि एक कंपनी को अक्टूबर में M/s XYZ Ltd से माल प्राप्त होता है, लेकिन वे बिल का भुगतान दिसंबर में करेंगे.
• कंपनी अक्टूबर में हुए खर्चों को रिकॉर्ड करने के लिए इन चरणों का पालन करती है:
  • "परचेज़" अकाउंट को डेबिट करें (बढ़ाएं) और
  • M/s XYZ Ltd अकाउंट को क्रेडिट करें (बढ़ाएं)

विलंबित आय (डेफर्ड रेवेन्यू)

• मान लीजिए कि कोई ग्राहक एक साल के सब्सक्रिप्शन के लिए पहले से ही दिसंबर में भुगतान करता है, लेकिन सेवाएं अगले साल में मासिक रूप से दी जाएंगी.
• कंपनी दिसंबर में प्राप्त भुगतान को ऐसे रिकॉर्ड करेगी:
  • रेवेन्यू अकाउंट (नकद या बैंक) डेबिट करें (बढ़ाएं) और
  • किसी लायबिलिटी अकाउंट को क्रेडिट करें (बढ़ाएं), जैसे कि अनअर्न्ड रेवेन्यू
• जैसे-जैसे सेवाएं हर महीने दी जाती हैं, वैसे-वैसे देयता कम होती जाती है.
• आय की पहचान समय-समय पर करने के लिए ये चरण अपनाए जाते हैं:
  • अनअर्न्ड रेवेन्यू अकाउंट को डेबिट करें (बढ़ाएं) और
  • रेवेन्यू अकाउंट को क्रेडिट करें (बढ़ाएं)

विलंबित खर्च (डेफर्ड एक्सपेंस)

• मान लीजिए कि कोई बिज़नेस आगामी साल की बीमा कवरेज के लिए दिसंबर में भुगतान करता है, लेकिन कवरेज अगले साल से शुरू होगी.
• कंपनी दिसंबर में किए गए भुगतान को इस प्रकार रिकॉर्ड करेगी:
  • किसी एक्सपेंस अकाउंट को डेबिट करें (बढ़ाएं) जैसे प्रीपेड इंश्योरेंस और
  • कैश अकाउंट को क्रेडिट करें (घटाएं)
• जैसे-जैसे महीने बीतते हैं, प्रीपेड इंश्योरेंस अकाउंट में खर्च जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन किया जाता है:
  • किसी इंश्योरेंस एक्सपेंस अकाउंट को डेबिट करें (बढ़ाएं) और
  • प्रीपेड इंश्योरेंस अकाउंट को क्रेडिट करें (घटाएं)

निष्कर्ष

अक्रूअल अकाउंटिंग से बिज़नेस को कई लाभ मिलते हैं. यह आय और खर्च को सही समय पर मिलाकर ज़्यादा सटीक वित्तीय रिपोर्टिंग में मदद करता है. इससे यह तय करना आसान हो जाता है कि पैसे कहां खर्च करें और कंपनी को कैसे बढ़ाएं.

अकाउंटिंग की अक्रूअल अवधारणा के अनुसार खर्चों और आय को उस अवधि में पहचाना जाना चाहिए, जब वे होते हैं न कि तब जब असल में नकद भुगतान दिया या लिया जाता है. अक्रूअल अवधारणा का पालन करके अकाउंट्स तैयार करने पर, आप न सिर्फ GAAP का अनुपालन करते हैं, बल्कि बिज़नेस के भविष्य के लिए सूचित अनुमान भी लगा पाते हैं.